論大型復(fù)雜項(xiàng)目管理
【摘要】
本文以我作為承建方項(xiàng)目經(jīng)理所主持的某市衛(wèi)生局信息化建設(shè)系統(tǒng)大型復(fù)雜項(xiàng)目管理為例進(jìn)行論述，項(xiàng)目發(fā)起人為武漢市衛(wèi)生局，目標(biāo)為提高當(dāng)?shù)蒯t(yī)療管理信息化水平，提升醫(yī)療管理效率。2010年10月我公司承建了武漢市的醫(yī)療保險管理系統(tǒng)、醫(yī)院信息管理系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目，項(xiàng)目投資6000萬，要求在2013年4月1日前全面竣工并投入使用。醫(yī)療保險管理系統(tǒng)的包含了醫(yī)保刷卡、賬戶結(jié)算、收入統(tǒng)計、藥品統(tǒng)計、科室統(tǒng)計、回退刷卡、中心對賬等子系統(tǒng)。醫(yī)院信息管理系統(tǒng)的包含了門診掛號、門診收費(fèi)、住院登記、住院收費(fèi)、病人管理、病區(qū)醫(yī)囑、藥品管理、藥庫管理等子系統(tǒng)。由于涉及到醫(yī)療保險統(tǒng)籌基金安全問題，以及為了減輕病人就診時間，所以對醫(yī)療保險系統(tǒng)、醫(yī)院信息管理系統(tǒng)的適用性、可靠性、安全性要求很高。本文論述了大型復(fù)雜項(xiàng)目的特點(diǎn)，并就項(xiàng)目的計劃、實(shí)施與控制進(jìn)行了詳細(xì)論述，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與該項(xiàng)目的管理。
【正文】
   隨著我國工業(yè)化和信息化的深度融合，國內(nèi)的信息系統(tǒng)項(xiàng)目正在逐漸向大型化、復(fù)雜化的方向發(fā)展，大型復(fù)雜項(xiàng)目具有很多與一般項(xiàng)目不同的特征，在諸如計劃、實(shí)施、控制等方面的管理要求很高，在項(xiàng)目實(shí)際管理過程中，必須建立以過程為基礎(chǔ)的大型復(fù)雜項(xiàng)目管理體系，以保證大型復(fù)雜項(xiàng)目順利實(shí)施。
一、大型復(fù)雜項(xiàng)目的特點(diǎn)
大型復(fù)雜項(xiàng)目具有建設(shè)周期長、項(xiàng)目規(guī)模較大，目標(biāo)構(gòu)成復(fù)雜，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)復(fù)雜，項(xiàng)目經(jīng)理更集中于管理職責(zé)等特點(diǎn)。武漢市衛(wèi)生局信息化項(xiàng)目涉及當(dāng)?shù)馗鲄^(qū)縣幾十家醫(yī)院的接口與統(tǒng)一部署與管理，項(xiàng)目跨度3年，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)除公司內(nèi)部人員外，還含有各醫(yī)院信息中心、衛(wèi)生局信息技術(shù)部等相關(guān)人員，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)六十余人，溝通復(fù)雜，干系人較多，在實(shí)際開發(fā)和工作中，遇到了很多困難與問題，通過對項(xiàng)目的計劃、實(shí)施和執(zhí)行的綜合管理，對項(xiàng)目過程中的問題進(jìn)行了良好的解決。在本項(xiàng)目中，我作為專職的項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目的總體策劃，溝通協(xié)調(diào)等工作，項(xiàng)目組下設(shè)各子系統(tǒng)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)各子系統(tǒng)的實(shí)施與管理。
二、大型復(fù)雜項(xiàng)目的計劃過程管理
大型復(fù)雜項(xiàng)目不同于一般項(xiàng)目，一般項(xiàng)目的計劃關(guān)注的是項(xiàng)目活動的計劃，大型復(fù)雜項(xiàng)目在制定活動計劃之前，必須先考慮過程計劃，也就是確定用什么方法和過程來完成項(xiàng)目。在本項(xiàng)目的計劃過程中，由于項(xiàng)目子系統(tǒng)多，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，涉及的開發(fā)團(tuán)隊(duì)較多，為了統(tǒng)一大家的工作方式和管理過程，首先制定了武漢市衛(wèi)生局信息化項(xiàng)目管理指南，文檔模板和相關(guān)檢查和評審表。項(xiàng)目管理指南統(tǒng)一約定了項(xiàng)目的工作流程與方式，將項(xiàng)目管理劃分為計劃、開發(fā)、實(shí)施、運(yùn)維等幾個過程，并對每個過程設(shè)置了評審節(jié)點(diǎn)。我們運(yùn)用了project軟件對項(xiàng)目的工作任務(wù)進(jìn)行了分解，并編制了項(xiàng)目的活動計劃，繪制出項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑和甘特圖，并對各任務(wù)進(jìn)行了資源分配；隨后我們編制了項(xiàng)目的成本計劃，對項(xiàng)目人力成本、設(shè)備采購成本和差旅等費(fèi)用進(jìn)行了估算、預(yù)算，并制定了預(yù)算監(jiān)督與控制的方法，要求項(xiàng)目組嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，超預(yù)算的部分必須進(jìn)行詳細(xì)說明原因，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批；由于項(xiàng)目干系人較多，溝通復(fù)雜，我們又制定了項(xiàng)目的溝通管理計劃，約定周五下班前各子系統(tǒng)負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目周報統(tǒng)一發(fā)送給項(xiàng)目經(jīng)理，相關(guān)內(nèi)容匯總后項(xiàng)目組每周一召開周例會，對項(xiàng)目上周總結(jié)、本周計劃、問題和風(fēng)險等進(jìn)行討論，周二上午將相關(guān)周報報送客戶，保持與客戶良好溝通；另外還制定了采購計劃、風(fēng)險管理計劃、質(zhì)量保證計劃等，對項(xiàng)目的各里程碑、評審點(diǎn)等約定了評審方式。
三、大型復(fù)雜項(xiàng)目的實(shí)施和控制過程管理
大型復(fù)雜項(xiàng)目的執(zhí)行過程主要指按照預(yù)定的過程實(shí)施項(xiàng)目，并對項(xiàng)目過程進(jìn)行監(jiān)控，與項(xiàng)目基準(zhǔn)進(jìn)行比較，對于偏差及時糾正。在大型復(fù)雜項(xiàng)目的實(shí)施與控制過程中，最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)就是獲取項(xiàng)目實(shí)施績效。大型復(fù)雜項(xiàng)目主要是依托項(xiàng)目群的組織，項(xiàng)目實(shí)施績效是依托項(xiàng)目群的組織，通過組織結(jié)構(gòu)層層傳遞的。在本項(xiàng)目中，在項(xiàng)目計劃和預(yù)算基準(zhǔn)審批后，我們嚴(yán)格按照計劃進(jìn)行執(zhí)行，每周通過項(xiàng)目周報和周例會對項(xiàng)目的進(jìn)展和偏差進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題后及時糾正和上報，并將項(xiàng)目進(jìn)展情況每周向客戶武漢市衛(wèi)生局領(lǐng)導(dǎo)及時匯報，保持了項(xiàng)目組內(nèi)良好的溝通。為了防止項(xiàng)目績效發(fā)生偏差，項(xiàng)目建立了良好的組織架構(gòu)和責(zé)任制，項(xiàng)目經(jīng)理作為項(xiàng)目的第一負(fù)責(zé)人，第二層為各子系統(tǒng)負(fù)責(zé)人，第三層為項(xiàng)目組成員，通過層層匯報，并將項(xiàng)目表現(xiàn)與月度績效考核掛鉤的方式，使得項(xiàng)目績效能夠真實(shí)的反映，并能及時體現(xiàn)在個人的月度評價中，對于表現(xiàn)較好的員工及時鼓勵與肯定，評為月度優(yōu)秀員工，對項(xiàng)目組起到了較好的激勵作用。
大型復(fù)雜項(xiàng)目由于劃分為各子系統(tǒng)，項(xiàng)目經(jīng)理還需從總體上對各子系統(tǒng)的人員、進(jìn)度、成本等進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)與匹配。例如當(dāng)子系統(tǒng)之間資源發(fā)生沖突時，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)對各子系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)先級排序，統(tǒng)一協(xié)調(diào)，便于成員之間能良好配合，資源能夠合理流動。
在大型復(fù)雜項(xiàng)目中，由于涉及多方的共同協(xié)調(diào)，因此必須對變更統(tǒng)一控制，否則會導(dǎo)致項(xiàng)目執(zhí)行中的大量混亂，即外部變更和內(nèi)部偏差所引起的變更必須遵循變更控制流程來作用于項(xiàng)目。在大型復(fù)雜項(xiàng)目中，變更控制委員會（CCB）是項(xiàng)目的最高控制機(jī)構(gòu)。CCB是配置項(xiàng)變更的監(jiān)管組織，其任務(wù)是對建議的配置項(xiàng)變更作出評價、審批和監(jiān)督已批準(zhǔn)變更的實(shí)施。在本項(xiàng)目中，項(xiàng)目策劃階段我們就建立起項(xiàng)目的變更控制委員會，由客戶方武漢市衛(wèi)生局領(lǐng)導(dǎo)、我方公司領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)負(fù)責(zé)人等5人共同組成，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，對于項(xiàng)目的計劃、需求變更等都按照變更控制流程的約定進(jìn)行執(zhí)行，通過變更申請、變更評估、變更審批、變更執(zhí)行等幾個環(huán)節(jié)，使得項(xiàng)目的變更能夠有效的進(jìn)行管理，保證了項(xiàng)目能夠有序進(jìn)行，沒有發(fā)生大的混亂。
本項(xiàng)目于2013年5月1日前全面竣工并投入使用；范圍包括醫(yī)療保險管理系統(tǒng)，功能包含了醫(yī)保刷卡、賬戶結(jié)算、收入統(tǒng)計、藥品統(tǒng)計、科室統(tǒng)計、回退刷卡、中心對賬等；醫(yī)院信息管理系統(tǒng)，功能包含了門診掛號、門診收費(fèi)、住院登記、住院收費(fèi)、病人管理、病區(qū)醫(yī)囑、藥品管理、藥庫管理等，滿足了客戶需求；醫(yī)療保險系統(tǒng)的適用性、可靠性、安全性得到了建設(shè)方的好評。在本項(xiàng)目過程中，大型復(fù)雜項(xiàng)目過程管理的思想起到了重要作用，由于在項(xiàng)目前期分析了大型復(fù)雜項(xiàng)目周期長、規(guī)模大、人員復(fù)雜等特點(diǎn)，及時制定了項(xiàng)目統(tǒng)一的管理流程與工作模板，通過項(xiàng)目計劃過程的進(jìn)度、成本、人力等方面的策劃，保證了項(xiàng)目的有序進(jìn)行，在實(shí)施與監(jiān)督過程中，通過對項(xiàng)目的定期檢查、績效報告、階段評審，保證項(xiàng)目的績效能夠定期及時評估，保證了項(xiàng)目的偏差能夠及時糾正，為項(xiàng)目順利進(jìn)行起到了非常大的作用。當(dāng)然，項(xiàng)目管理工作中不足之處主要有：如項(xiàng)目需求變化頻繁，不同干系人對需求理解不一致等，在二期工程及后續(xù)項(xiàng)目中，我們將加強(qiáng)需求引導(dǎo)與控制，加強(qiáng)需求管理。