10.召開末次會議
末次會議應邀請公司高層、流程所有者、受審方及流程執行關鍵人員參與。 末次會議重點包括:
(1)流程審計簡要介紹(目的、范圍、依據、審核過程);
(2)審計發現及不合格項;
(3)審核結論通報;
(4)與責任部門確定不合格整改的安排。 11.改進追蹤
流程審計小組負責流程審計發現不合格項的改進追蹤。追蹤是流程審計能否產生價值的關鍵所在,為此流程審計小組一定要高度重視。為確保改進效果, 流程審計小組人員必須把握以下幾個關鍵點:
(1)原因分析是否到位?流程審計小組成員在原因分析中要提出專業有價值的建議。很多責任部門在做原因分析的時候抓不到問題的本質,會錯將現象當原因。
(2)改進措施是否針對原因分析,是否能夠從根源上消除問題?要從根源上解決,通常需要花費較多的時間,實際工作中責任部門喜歡采取應付的措施來對付審計組,例如針對操作不合格,會提出強化操作的要求來解決,但實際上這些措施是沒有價值的。
(3)改進措施一定要細致,便于跟進。要求責任部門有具體的完成時間,有責任人,有清晰的質量標準。
(4)要高度重視改進后效果的驗證,如果效果達不到要求,一定要督促受審方重新整改。一旦出現整改不到位而無人跟進的時候,流程審計的價值會大打折扣,也會影響大家對后續流程審計工作的重視度和支持力度。