項目綜合管理又叫項目集成管理、項目整體管理，是指為保證項目各組成部分恰當(dāng)協(xié)調(diào)而必須進(jìn)行的過程。其目的是在各個相互沖突的目標(biāo)與方案之間權(quán)衡取舍，以達(dá)到或超過項目干系人的要求與期望。

本文是中培偉業(yè)《PMP項目管理國際認(rèn)證》培訓(xùn)學(xué)員王經(jīng)理根據(jù)自己在項目管理實踐中的總結(jié)進(jìn)行的有關(guān)項目綜合管理的探討。

2015年3月，王經(jīng)理作為項目經(jīng)理，參與了某省高級人民法院的司法公開信息平臺系統(tǒng)建設(shè)項目。該項目計劃投資800萬元，系統(tǒng)包括司法公開、網(wǎng)上法院、法官服務(wù)、律師服務(wù)等主要子系統(tǒng)，可向用戶提供數(shù)字法院、當(dāng)事人助手、電子卷宗借閱、法官秘書等多種功能，實現(xiàn)了該省法院“司法公開、智慧審判、便民利民”的目標(biāo)。該項目已于201年5月正式通過驗收上線，現(xiàn)運行良好，為該省法院的司法公開工作提供了有力的保障。

王經(jīng)理在文中首先介紹了該項目的基本情況；然后結(jié)合項目的實際工作經(jīng)驗，分別論述了如何做好溝通管理計劃編制、如何開好有效會議和績效報告、如何進(jìn)行項目干系人管理等過程；最后進(jìn)行經(jīng)驗總結(jié)。在該項目中，良好的溝通管理有力的保障了項目的順利完成。

20153月，王經(jīng)理所在公司承接了某省高級人民法院司法公開平臺信息系統(tǒng)開發(fā)實施項目，該項目是該省高院落實最高人民法院“司法公開”政策的重點項目，要求實現(xiàn)“司法公開、智慧審判、便民利民”的項目目標(biāo)。該項目計劃投資800萬元，涉及該省3級數(shù)百家法院，主要供參與司法活動的數(shù)十萬人員使用，同時向全社會提供司法監(jiān)督、信息反饋的渠道。系統(tǒng)主要有四大子系統(tǒng)包括司法公開子系統(tǒng)：實現(xiàn)裁判文書公開、司法流程公開、執(zhí)行信息公開等主要功能；網(wǎng)上法院子系統(tǒng)：實現(xiàn)對案件當(dāng)事人的網(wǎng)上服務(wù)的功能、法官服務(wù)子系統(tǒng)：實現(xiàn)對法官的審判服務(wù)支持的功能；律師服務(wù)子系統(tǒng)：實現(xiàn)對律師的服務(wù)支持的功能。

由于法院本身的許多基礎(chǔ)信息存儲于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)庫上，所以系統(tǒng)對安全性、可靠性等方面有較高的要求，系統(tǒng)采用J2EE三層架構(gòu)模式，同時分為內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)兩個部分，互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫將從法院內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫中提取信息，可通過互聯(lián)網(wǎng)、各類型移動客戶端與系統(tǒng)用戶交互，系統(tǒng)將會涉及多方干系人的溝通管理、大量的軟件開發(fā)，這是對我們團隊的一個嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為順利完成項目，公司派出了以我為項目經(jīng)理的36人團隊，在項目的計劃階段，王經(jīng)理就提議成立了由王經(jīng)理、項目QA、項目技術(shù)總負(fù)責(zé)人、該高院技術(shù)處負(fù)責(zé)人、該高院審判管理部門負(fù)責(zé)人組成的變更控制委員會（CCB）來負(fù)責(zé)變更控制工作。

溝通是人們分享信息、思想和情感的過程，所以，溝通的主旨在于互動雙方建立彼此相互了解的關(guān)系，相互回應(yīng)，并且期待能經(jīng)由溝通的行為與過程相互接納及達(dá)成共識。許多專家認(rèn)為項目尤其是IT項目失敗的重要原因就是溝通失敗。所以我在項目的實際工作中非常重視溝通管理，而且良好的溝通確實在項目的進(jìn)行過程中起到了非常正面的作用。下面我結(jié)合自身的工作實際，分別從如何做好溝通管理計劃編制、如何開好高效會議和績效報告、如何進(jìn)行項目干系人管理等過程方面對項目溝通管理過程加以論述。

一、編制溝通管理計劃

在項目管理計劃的編制中，我分如下幾步完成了整個計劃的

編制。

首先，做好干系人分析。在編制溝通管理計劃的過程中，干系人分析是一個非常關(guān)鍵的部分。為了做好干系人分析，我?guī)ьI(lǐng)項目團隊成員，通過召開頭腦風(fēng)暴會議，列出了初步的項目干系人名單，然后又邀請了部分干系人一起參會，通過詳細(xì)討論，確定了項目的詳細(xì)干系人登記冊。邀請干系人參與我們的干系人分析會議十分重要，例如在會上，一個干系人提出，由于該項目作為法院的重點項目，是不是應(yīng)當(dāng)通知人大，經(jīng)過會議的詳細(xì)討論，我們最后依據(jù)這條意見完善了我們的干系人登記冊。

其次，做好溝通需求分析。溝通需求分析是要做好對項目干系人所需信息的分析，缺乏信息的交流溝通很有可能導(dǎo)致項目的失敗，但是也不能一股腦的把所有信息全部分發(fā)給干系人，通過對干系人的溝通需求分析，我們可以知道哪個干系人在何時何地需要何種信息，如經(jīng)過分析，我認(rèn)為該高院的分管信息化建設(shè)的副院長是我們此次項目的主要干系人，需要在項目中及時給他送達(dá)項目的進(jìn)展情況，以此獲取他對我們項目的大力支持，所以每兩周我都要面見該領(lǐng)導(dǎo)，向他匯報項目的進(jìn)展情況。

最后，要時刻注意更新項目的溝通管理計劃。一個復(fù)雜的，涉及面廣的項目它的計劃、內(nèi)容在執(zhí)行過程中不可能是一成不變的，隨著項目的漸進(jìn)明細(xì)，項目的干系人也有可能會發(fā)生變化，這就要求我們時刻注意更新我們的溝通計劃，做好計劃的變更工作，時刻保持溝通計劃與項目實際工作的一致性。

通過上述步驟，我們就得到了一個完整的溝通計劃，它包括：干系人的溝通要求；對要發(fā)布信息的描述，包括格式、內(nèi)容和詳盡程度；信息接受的個人或組織；傳達(dá)信息所需的技術(shù)或方法；溝通頻率和地點；溝通發(fā)起人等等主要內(nèi)容。

二、召開高效會議，及時提供績效報告

及時召開高效會議，不管是項目團隊內(nèi)部會議，還是和建設(shè)方等干系人召開的外部會議，都是避免由于溝通不暢而產(chǎn)生沖突的一個很好方法。

在召開會議之前，我會明確此次會議的議題、參會的人員、召開會議的時間、交流的方式等主要內(nèi)容，然后通過溝通計劃所確定的溝通方式將會議計劃通知給所有的會議參與人員。在會議在前，我會把這次會議的會議資料發(fā)給參會人員，讓參會人員對此次會議的內(nèi)容有充分的了解，帶著問題來開會，實實在在的解決問題。在會議的過程中，我明確了會議規(guī)則，要求大家暢所欲言，自由發(fā)表意見，但是又必須緊扣會議主題，這樣既能全面的了解項目遇到的問題又能有足夠的時間去對較復(fù)雜的問題展開討論，并記錄會議內(nèi)容形成解決方案。一開始，項目團隊的某些隊員認(rèn)為有開會的時間還不如搞點實際工作，但是經(jīng)過幾次高效的會議之后，大家充分了解了高效會議是確保信息傳遞不失真的重要手段，同時對減少返工，減輕他們的工作量也大有裨益，這樣很快大家都能積極的參加會議了。

另外，為了讓客戶和公司高層能夠及時準(zhǔn)確的了解項目的進(jìn)展情況，通過整合過濾各個項目小組的工作日志和報告，我會按計劃定期發(fā)布項目的績效報告，績效報告的內(nèi)容主要提供項目的范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量、風(fēng)險等方面的信息；項目進(jìn)度滯后（或提前）、成本超支（或節(jié)約）的情況、原因，及解決建議；對項目未來的情況的預(yù)測。這樣的績效報告，集中真實體現(xiàn)了客戶和公司高層所關(guān)注的重點內(nèi)容，對提高客戶、公司高層的滿意度、加強溝通、減少沖突都極其有效。

三、進(jìn)行干系人管理，有效消除各方?jīng)_突

在大型復(fù)雜信息系統(tǒng)的建設(shè)中，各方干系人的利益需求往往并不是統(tǒng)一的，而是多方面的，有時甚至是相互沖突的，所以這就要求我們團隊成員用積極的態(tài)度去響應(yīng)每個干系人的提議，同時做好各方的溝通工作，有效的消除各方?jīng)_突，把各方的利益要求統(tǒng)一到項目的實際工作上。

例如說系統(tǒng)的律師用戶在案件卷宗的借閱功能上希望我們能夠提供互聯(lián)網(wǎng)借閱的功能，方便律師隨時隨地查閱卷宗，但是法院方面認(rèn)為在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)這個功能會導(dǎo)致案件信息的不可控制，不能實現(xiàn)這個功能，在我們團隊的積極努力溝通下，最后雙方達(dá)成了一致意見，最后我們在法院內(nèi)網(wǎng)上實現(xiàn)了案件電子卷宗的借閱，法院也提供了專門的電子卷宗借閱室保障律師的權(quán)力，雙方對結(jié)果都很滿意，這是我們在溝通上的一個成功的例子。

在項目的實施過程中，由于采用的上述的溝通方法和技術(shù)，在很大程度上促進(jìn)了項目工作的順利完成，提高了用戶對系統(tǒng)的滿意度。回顧整個項目的實施過程，雖然我們在對外溝通上取得了很大的成績，但是在團隊內(nèi)部的溝通上還是出了一些小小的問題，致使新團隊沒有很快的融入集體中，引起了一些小麻煩，這是我在以后的工作中要注意避免的。

經(jīng)過14個月的奮斗，通過甲乙雙方共同的努力，目前該項目已于2015月正式通過驗收上線，成為該法院在信息化建設(shè)工作上的一大亮點。實踐證明，我們采取的溝通管理，有力的促進(jìn)了項目的順利完成。